Politique de confidentialité
Site de documentation de la Société Musicale du Perray-en-Yvelines
1. Objet
La présente politique de confidentialité a pour objectif d’informer les utilisateurs du site https://doc.smpy.fr, sur la manière dont leurs données personnelles sont collectées, utilisées et protégées, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD).
Ce site est principalement réservé aux musiciens de la Société Musicale du Perray-en-Yvelines (SMPY) et de la formation H2M. Certaines pages d’information, d’inscription et de connexion restent accessibles au public.
2. Responsable du traitement
Le responsable du traitement est :
Société Musicale du Perray en Yvelines
Association Loi 1901 fondée le 27 avril 1901
Siège social : Mairie du Perray en Yvelines – 78610 Le Perray en Yvelines – France
Contact : via le formulaire du site ou par courriel à contact@smpy.fr
3. Nature du site et utilisateurs concernés
Le site comprend deux catégories de contenus :
- Des pages publiques : informations légales, inscription, connexion et récupération de mot de passe.
- Des pages privées, réservées aux utilisateurs disposant d’un compte autorisé : partitions, fichiers audio, documentation musicale, informations associatives et outils de gestion.
La création d’un compte permet notamment d’accéder aux documents réservés et de participer à la vie musicale et associative.
Les droits d’accès sont attribués selon le rôle de chaque utilisateur.
4. Données personnelles collectées
Dans le cadre de l’utilisation du site, les données suivantes peuvent être collectées :
Données d’identification
- nom, prénom
- adresse e-mail
- identifiant de connexion
Données de contact et de gestion associative
- numéro de téléphone
- instrument(s) pratiqué(s)
- statut au sein de l’orchestre (membre, renfort, etc.)
Données techniques
- adresse IP
- journaux de connexion
- Informations techniques nécessaires au fonctionnement du site.
Le site n’a pas pour objet de collecter des données sensibles au sens du RGPD.
5. Finalités du traitement
Les données personnelles sont utilisées pour :
- La gestion des comptes utilisateurs et de leurs droits d’accès.
- L’accès sécurisé aux documents et contenus réservés.
- La gestion administrative et associative des musiciens.
- La communication interne avec les membres.
- L’organisation des répétitions, concerts et manifestations.
- L’envoi d’invitations et de messages liés aux activités musicales.
- La sécurité du site et la prévention des utilisations abusives.
L’association utilise notamment un outil interne dénommé Invitation – Planification – Message (IPM), destiné à organiser ses activités musicales et à communiquer avec les membres concernés.
Aucune donnée personnelle n’est utilisée à des fins publicitaires ou de prospection commerciale.
6. Base légale du traitement
Selon leur finalité, les traitements reposent sur :
- L’exécution des obligations liées à l’adhésion et à la gestion administrative, lorsque le traitement est nécessaire à la relation entre l’association et ses membres.
- L’intérêt légitime de l’association, notamment pour l’organisation des activités, la communication interne et la sécurité du site.
- Le respect d’obligations légales, lorsque celles-ci s’appliquent.
- Le consentement, lorsque celui-ci est requis, notamment pour certaines catégories de cookies.
7. Destinataires des données
Les données personnelles sont accessibles uniquement aux personnes habilitées dans le cadre de leurs fonctions, notamment :
- Les membres autorisés du bureau de l’association.
- Les responsables de l’organisation musicale.
- Les responsables techniques chargés de l’administration du site.
Pour assurer son fonctionnement, l’association utilise également certains services techniques, notamment :
Brevo : gestion des listes de contacts et envoi de messages électroniques aux musiciens et aux membres du Conseil d’administration.
Google Agenda : synchronisation des répétitions, concerts et manifestations de l’association avec un calendrier dédié.
Ces services accèdent uniquement aux informations nécessaires aux fonctions mises en œuvre, sous réserve des traitements propres à leurs services.
Les données personnelles ne sont ni vendues ni communiquées à des tiers à des fins commerciales.
8. Durée de conservation
Les données liées aux comptes des musiciens sont conservées pendant leur appartenance à l’association et, lorsque cela est nécessaire, pendant les durées supplémentaires justifiées par les obligations administratives ou légales.
Lorsqu’un musicien quitte l’association, ses droits d’accès et son appartenance aux listes de diffusion sont réexaminés et mis à jour dès que son départ est confirmé et au plus tard lors de la révision annuelle des adhésions.
Les données devenues inutiles sont supprimées ou archivées de manière sécurisée, selon leur nature et les obligations applicables.
Les données techniques et les éléments nécessaires au suivi des opérations sont conservés pendant une durée proportionnée à leur finalité.
9. Sécurité
L’association met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données personnelles.
L’accès aux fonctions administratives est réservé aux utilisateurs habilités, selon leur rôle et leurs responsabilités.
Les échanges avec les services externes utilisent les mécanismes d’authentification et de sécurisation prévus par ces services.
10. Droits des utilisateurs
Conformément au RGPD, chaque personne concernée dispose, selon les conditions applicables, des droits suivants :
- Droit d’accès à ses données personnelles.
- Droit de rectification.
- Droit à l’effacement.
- Droit à la limitation du traitement.
- Droit d’opposition.
- Droit à la portabilité lorsque celui-ci est applicable.
- Droit de retirer son consentement lorsqu’un traitement repose sur celui-ci.
Ces droits peuvent être exercés via le formulaire de contact ou par courriel à contact@smpy.fr.
Une réclamation peut également être adressée à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) : https://www.cnil.fr.
11. Mise à jour
La présente politique peut être modifiée pour tenir compte des évolutions légales, techniques ou fonctionnelles du site.
En cas de modification importante concernant le traitement des données personnelles, les utilisateurs concernés seront informés par un moyen approprié.
12. Utilisation de Google Agenda
12.1. Objet de la synchronisation
La Société Musicale du Perray-en-Yvelines utilise l’application interne Invitation – Planification – Message (IPM) pour organiser les répétitions, concerts et manifestations des formations SMPY et H2M.
Cette application permet de créer et de mettre à jour les événements d’un calendrier Google Agenda dédié aux activités de l’association.
12.2. Données utilisées
Selon la nature de l’événement, les informations synchronisées avec Google Agenda peuvent comprendre :Selon la nature de l’événement, les informations transmises à Google Agenda peuvent comprendre :
- Le titre de l’événement.
- Sa date et ses horaires.
- Son lieu.
- Le programme musical.
- Les consignes générales.
- Un lien vers la documentation de l’association.
Ces informations sont utilisées exclusivement pour l’organisation et le suivi des activités musicales.
12.3. Autorisation et accès aux données Google
La connexion à Google Agenda utilise le mécanisme d’autorisation sécurisé OAuth 2.0 de Google.
L’application demande une autorisation permettant de consulter et de gérer les événements des calendriers accessibles au compte Google habilité.
Dans son fonctionnement actuel, IPM utilise cette autorisation pour synchroniser les événements avec le calendrier configuré par l’association.
Les opérations de synchronisation sont déclenchées uniquement dans le cadre des fonctions autorisées d’IPM.
12.4. Conservation et partage
L’application conserve dans la base de données WordPress les paramètres de connexion, les jetons d’autorisation Google et les références nécessaires au suivi des événements synchronisés.
L’accès aux paramètres de connexion est réservé aux administrateurs habilités du site. Ces informations sont protégées par les mécanismes de sécurité et de contrôle d’accès de l’environnement WordPress.
Les données obtenues par l’intermédiaire de Google Agenda ne sont ni vendues ni utilisées à des fins publicitaires ou de prospection commerciale.
Elles ne sont pas communiquées à des tiers à ces fins.
12.5. Révocation de l’autorisation
L’autorisation accordée à IPM peut être révoquée depuis les paramètres de sécurité du compte Google concerné.
Cette révocation empêche les nouvelles synchronisations tant qu’une autorisation valide n’a pas été rétablie.
La suppression d’une planification dans WordPress n’entraîne pas automatiquement la suppression de l’événement correspondant dans Google Agenda.
Lorsque cela est nécessaire, les événements Google Agenda doivent être supprimés séparément par une personne habilitée.
Les données associées aux activités sont conservées ou supprimées conformément aux règles de conservation décrites dans la présente politique.
Date de dernière mise à jour : 3 novembre 2026